Onboarding remoto: Como estruturar uma estratégia 100% digital?

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Publicado dia 24/04/2020

Onboarding remoto: Como estruturar uma estratégia 100% digital?


Confira algumas dicas de como estruturar um onboarding remoto, capaz de fazer com que os novos colaboradores sintam-se parte fundamental da empresa, mesmo que estejam longe fisicamente.

Conforme abordamos no artigo “RH e coronavírus: como se adaptar e responder aos impactos da pandemia?, a COVID-19 chegou trazendo uma série de mudanças na rotina das empresas, a começar pela adoção em massa do home office. Mas não é só isso. Mesmo com todos os desafios trazidos pelo momento, nem todas as companhias interromperam completamente os seus planos de contratação e integração de novos funcionários. Ou seja: o RH também precisou se reinventar para estruturar um onboarding remoto.

Se este é o caso da sua empresa, então você PRECISA ler este artigo até o final. Nele, iremos explicar melhor o que é e como funciona o onboarding, bem como as ações que podem ser adotadas na hora de migrar essa estratégia para o digital, a fim de atender às novas demandas trazidas pelo momento atual. Preparado? Então vamos lá! 

O que é o onboarding?

Onboarding é um termo em inglês que vem de “onboard”, que significa “bordo”. Por se tratar de uma expressão da língua inglesa, ela não tem uma tradução literal para o português, mas pode ser entendida como “embarcar”, “subir a bordo”. 

Ao ser trazida para o mundo corporativo, a palavra se traduz em um conjunto de procedimentos que têm como objetivo adaptar e capacitar os profissionais recém-ingressados em uma empresa na cultura dela. O objetivo, portanto, é fazer com que esses novos colaboradores “embarquem” no contexto da organização da qual farão parte. 

De acordo com um estudo publicado pela Society for Human Resource Management (SHRM), associação profissional de membros de Recursos Humanos, com sede nos Estados Unidos, quanto mais rápido os novos contratados se sentirem bem-vindos e preparados para os trabalhos, mais rapidamente eles poderão contribuir com sucesso para a missão da empresa. 

Em outras palavras, uma das maneiras mais importantes pelas quais as organizações podem melhorar a eficácia de seus sistemas de gerenciamento de talentos é através do uso estratégico da integração. E, para que isso aconteça, a SHRM aponta que os blocos de construção de uma integração bem-sucedida devem passar pelos quatro C’s:

-> Compliance (conformidade): é o nível mais baixo e inclui ensinar aos funcionários regras, regulamentos legais e políticos básicos

-> Clarification (esclarecimento): refere-se a garantir que os funcionários entendam os novos empregos deles e todas as expectativas relacionadas.

-> Culture (cultura): é uma categoria ampla, que envolve fornecer aos colaboradores um senso sobre as normas organizacionais, tanto as formais quanto aquelas informais, como os hábitos da equipe.

-> Connection (conexão): diz respeito aos relacionamentos interpessoais vitais e redes de informações que os recém-chegados devem estabelecer.

Além de fazer com que os colaboradores sintam-se parte da empresa, um plano de onboarding sólido, que envolva os quatro C’s, pode ajudar a reduzir o turnover, termo que designa a rotatividade de pessoas nas organizações. Afinal, uma vez que o colaborador tenha o sentimento de pertencimento, o vínculo entre ele e a empresa certamente se fortalecerá.

Como estruturar um onboarding remoto?

Agora que já explicamos o que é o processo de onboarding e a importância dele dentro das organizações, partiremos para o foco central deste artigo: a estruturação de uma estratégia digital. 

Isso porque, como explicamos brevemente na abertura deste conteúdo, a pandemia do novo coronavírus vem mudando a rotina de diversos escritórios e locais de trabalho de maneira significativa – não só no Brasil, mas no mundo. A fim de reforçar as medidas preventivas, muitas empresas adotaram ações extras, como home office e suspensão de visitas em suas unidades. 

Assim como outros departamentos, o RH também precisou se organizar para continuar dando vazão às atividades da área, incluindo a contratação de novos funcionários. Afinal, mesmo que muitas empresas tenham precisado interromper seus planos de contratação em meio à crise da COVID-19, há também àquelas que não podem suspender completamente este processo, uma vez que certas funções podem ser essenciais para sustentar e aumentar os negócios em tempos de incerteza

Diante deste cenário, o recrutamento e integração virtuais são os novos caminhos a seguir. 

Pensando nisso, separamos algumas dicas que poderão ajudar os profissionais de RH a estruturarem um onboarding remoto, capaz de fazer com que os novos integrantes da equipe se sintam parte fundamental da empresa mesmo que estejam longe fisicamente. Acompanhe:

– Garanta uma estrutura de trabalho adequada ao novo colaborador

O trabalho remoto consiste na realização das funções fora das dependências físicas da organização. Para que o modelo seja bem-sucedido, é fundamental que os colaboradores tenham uma estrutura adequada ao seu dispor. Por isso, assim que um novo profissional é contratado, o RH deve fazer um levantamento dos recursos que serão necessários para que ele consiga exercer as atividades.

E como um bom home office vai muito além do que simplesmente ter um bom pacote de internet, é altamente recomendável que a empresa também forneça equipamentos adequados, que vão desde computador, fone, celular, até cadeira ergonômica e mesa de trabalho. Além disso, não podemos deixar de lado os softwares e demais ferramentas que auxiliarão neste processo. 

– Crie um Playbook para apresentar o contexto da empresa ao time

Carinhosamente apelidado de “Wikipedia da empresa”, o Playbook é um documento que serve como um guia, pois centraliza informações importantes sobre como determinada companhia opera e padroniza seus processos, a fim de guiar a equipe na direção dos resultados esperados. Este tipo de material é bastante utilizado na área de Vendas, especialmente quando ela começa a crescer. 

De forma geral, o Playbook deve apresentar o contexto da empresa e qual a sua cultura. Uma boa forma de iniciar este documento é contando a história da organização, bem como seus valores, missão e visão. Além disso, o Playbook também deve compilar todo o conhecimento adquirido com o passar do tempo, o que inclui a indicação do que já foi feito ao longo dos anos, seja para alcançar certos resultados ou então para resolver alguns problemas.  

Outra dica é incluir um breve resumo de quem são os colaboradores da empresa e quais as funções realizadas por cada área ou profissional. 

Vale destacar que esse conteúdo deve estar disponível na nuvem para todo o time, não apenas para os novos colaboradores. Mas, toda vez que alguém chega à equipe, é essencial que ele seja prontamente introduzido ao documento. 

– Esclareça todas as responsabilidades do novo colaborador

Para que um profissional consiga executar um bom trabalho, é de suma importância que ele saiba exatamente o que esperam dele. Por isso, antes que um novo contratado inicie as suas atividades, é importante discutir o papel que ele terá na empresa. A partir de um trabalho conjunto, o RH e o gestor da área para qual o funcionário foi contratado devem estabelecer e comunicar de forma clara: 

-> Qual a função deste colaborador;
-> Quais as atividades que devem ser executadas por ele no dia a dia;
-> Quais os mecanismos disponíveis para garantir que o trabalho seja conduzido de forma eficaz;
-> Quais os resultados e metas que ele deve entregar.

Lembre-se: quanto antes os novos contratados se sentirem preparados a realizarem suas atividades, mais rápido eles conseguirão contribuir com os resultados organizacionais.

– Prepare a liderança

É de conhecimento que o setor de Recursos Humanos assume um papel extremamente estratégico dentro das empresas. Um dos principais desafios dela é atuar no desenvolvimento de bons líderes, por meio de técnicas como avaliação de desempenho, treinamentos específicos, planejamento de carreiras, entre outras.

E como para gerir uma equipe é necessário possuir habilidades e competências extras, quando o assunto é gerir colabores que operam remotamente, essa máxima não é diferente. 

Neste sentido, além de incentivar e assegurar que todos os recursos necessários sejam disponibilizados aos novos colaboradores, também é papel do RH preparar as lideranças para acompanharem seus liderados durante esse período de adaptação. 

Um bom gestor deve estar apto a oferecer todo o suporte necessário ao teletrabalhador, acompanhando-o, criando instrumentos para a produtividade e fornecendo dicas sobre este formato de trabalho. 

Aqui vale um parêntese: uma matéria publicada em março pela Fast Company apontou que até 20% de todas as novas contratações realmente renunciam nos primeiros 45 dias de seu cargo. E quando o processo de integração é conduzido virtualmente, é ainda mais crítico obter a experiência certa.

Uma das maneiras apontadas pela Fast Company para reduzir essa porcentagem é educar os gerentes sobre a importância de dedicar tempo às reuniões individuais com seus subordinados diretos. 

A prática pode fazer uma enorme diferença no sucesso dos programas de integração. De fato, 72% dos funcionários consultados pela Enboarder disseram que o contato com seu gerente direto é o aspecto mais importante de qualquer processo de onboarding. 

Portanto, vale à pena fazer uso da tecnologia para que esses encontros individuais continuem acontecendo periodicamente, mesmo que de maneira virtual.

– Crie ações de engajamento e integração

Lembra quando explicamos os 4 C’s que integram um onboarding bem-sucedido, no começo deste artigo? Pois bem. Um deles fazia referência à palavra “Conexão”, ou seja, à promoção de um ambiente onde o novo colaborador possa criar relações interpessoais que contribuam para diminuir o seu tempo de adaptação.

Podemos dizer, então, que muito além de promover uma política de boa vizinhança na organização, desenvolver a integração entre os departamentos é essencial para criar um sentimento de empatia e de pertencimento na empresa, especialmente quando os colaboradores trabalham separados uns dos outros. 

As ações que vão ao encontro deste objetivo são muito bem-vindas e elas podem (e devem) ir além de reuniões estritamente profissionais. Por exemplo: com o avanço das medidas de distanciamento social estabelecidas pelo Ministério da Saúde com o objetivo de achatar a curva de transmissão do novo coronavírus, uma prática que tem ganhado força nas empresas é o “Happy Hour Virtual”. 

Apesar de ser diferente de encontrar com os colegas no bar ao final do expediente, trata-se de uma ideia divertida, que pode ajudar a dar uma injeção de ânimo em quem mais precisa, bem como fortalecer os vínculos entre as equipes. Basta escolher uma plataforma – como o Zoom, Google Hangouts ou Skype -, definir o horário do encontro, separar seus petiscos e bebidas e pronto! 

Propor dinâmicas e treinamentos online, que não necessariamente precisam estar atreladas ao trabalho, cafés da manhã coletivos e criar dias temáticos, como o “Dia do Pijama” e o “Dia do pet”, também podem colaborar com essa missão de engajar.

Vale destacar que promover este ambiente é de grande responsabilidade dos gestores, portanto, verificar como o novo colaborador está se integrando à organização e receber as opiniões de seus pares são vitais para que ele possa criar laços com a organização.

Por fim, lembre-se: é preciso ter equilíbrio até mesmo na hora de criar um onboarding remoto

Reinventar processos e criar ambientes saudáveis e inovadores, com o objetivo de atrair e reter os melhores talentos e ganhar mais competitividade no mercado, tem sido um grande desafio para empresas de todo o mundo. E, como vimos até aqui, o processo de onboarding é um grande aliado nesta frente e, também, um diferencial para quem deseja despertar o potencial de novos colaboradores por meio das ações de integração.

Embora o compartilhamento de informações e o engajamento sejam certamente importantes, aqui vale um ponto de atenção: é preciso encontrar um equilíbrio. Propor um grande número de atividades para alguém que acaba de chegar na empresa pode ter o efeito contrário e retardar o período de aceleração deste funcionário ao dificultar o aprendizado das habilidades e tarefas necessárias relacionadas ao seu trabalho.  

Diante desta constatação, nossa última dica é: seja realista e simplifique o número de atividades para que o processo de integração coloque os novatos no caminho da satisfação e do engajamento a longo prazo. Os primeiros dias de trabalhos nunca são fáceis e apresentar as informações de forma fácil e gradativa é fundamental para que elas sejam assimiladas. 

Se você ainda não possui uma estratégia de onboarding, seja ele remoto ou não, não perca mais tempo. Apesar de desafiador, integrar e reter um funcionário é muito menos trabalhoso do que ter que reiniciar um processo de recrutamento e seleção do zero, em decorrência da alta rotatividade!

A Share pode te ajudar a estruturar, planejar e implementar a sua estrategia de onboarding remoto. Confira mais aqui!

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